1. Сколько копий и какого формата (только А4 или еще и А3) Вы рассчитываете делать в месяц? От этого будет зависеть не только цена аппарата: если Вы, решив сэкономить, остановитесь только на формате А4, то надо учитывать, что Вам не удастся найти копир с производительностью более 13-15 копий/мин; и большого выбора дополнительных устройств (об этом в следующем абзаце) к такому аппарату, скорее всего, не будет. Да и делать по 10-15 тысяч копий в месяц, особенно в гарантийный период, у Вас вряд ли получится: есть такое понятие, как рекомендуемая изготовителем месячная наработка, и регулярно превышать ее — верный путь к лишению гарантии в начале эксплуатации, а также к быстрому износу аппарата и, как следствие, к большим расходам на ремонт. Поэтому Вам придется выбирать более производительный аппарат, соответствующий Вашим потребностям в копировании; а такие аппараты обычно имеют максимальный формат А3. Кстати, выбирать аппарат желательно с рекомендуемой наработкой хотя бы на 10-15% (а лучше – на 30-50%) выше Ваших нынешних ежемесячных потребностей, ведь завтра Ваши запросы могут и возрасти.
Не экономьте – по статистике примерно 2/3 всех расходов на эксплуатацию копировальной техники приходятся на расходные материалы и сервисное обслуживание, и только треть — на стоимость собственно аппарата. Еще одно замечание: рекомендуемая месячная наработка в N тысяч копий подразумевает, конечно же, что это количество копий будет изготавливаться не за 1-2-3 дня, а равномерно в течение месяца. Некоторые производители указывают еще и максимальную месячную наработку; но не следует рассчитывать на долгую беспроблемную работу копира, если постоянно загружать его по максимуму.

2. Нужны ли Вам в составе аппарата такие устройства, как дуплекс (модуль двустороннего копирования), автоподатчик оригиналов и сортер? Устроит ли Вас емкость штатного лотка (или лотков) подачи бумаги или ее лучше увеличить? Эти и другие приятные и полезные дополнения могут удвоить базовую цену копира; готовы ли Вы к этому? И еще: если сегодня Ваш бюджет ограничен, но впоследствии Вы все же планируете доукомплектовать аппарат какими-то из перечисленных опций, имейте в виду, что не все модели позволят Вам сделать это, ведь конструкция некоторых аппаратов может просто не предусматривать установку, например, дуплекса (а некоторые копиры, наоборот, выпускаются только с дуплексом).

3. Хотите ли Вы иметь «в одном флаконе» копир, принтер и, возможно, факс со сканером, или же Вам нужно только делать копии? От этого зависит, какой аппарат Вам следует выбирать — цифровой или аналоговый. Практически во всех копировальных аппаратах (здесь мы не рассматриваем дупликаторы и некоторые другие машины) образ оригинала формируется на фотобарабане и затем переносится на бумажный лист. Но по способу такого формирования они разделяются на аналоговые и цифровые. В аналоговых копирах этот образ создается средствами оптики (ламп, линз и зеркал); этими же средствами производится и редактирование изображения (масштабирование, стирание кромок или частей изображения). Электроника нужна только для управления процессом копирования. Характерная особенность аналоговых аппаратов – для снятия N копий с одного оригинала нужно сделать N сканирований. Разрешение при копировании обычно не превышает 400 dpi (точек на дюйм), чего вполне достаточно для снятия копий с текстовых документов, а вот для изображений этого бывает маловато, тем более что аналоговые копиры передают не слишком большое количество градаций серого. Производство аналоговых аппаратов, способных только копировать, в настоящее время сильно сократилось, хотя некоторые производители пока не собираются прекращать их выпуск.
Цифровые же машины, которые появились относительно недавно, по существу представляют собой электронный сканер (ставший уже привычным в офисах и даже дома) и лазерный принтер (как правило; но есть цифровые копиры и со струйной печатью), объединенные в одном корпусе. После сканирования образ оригинала преобразуется в электронный цифровой вид, запоминается, обрабатывается (если нужно) и формируется на барабане с помощью лазерного луча. Такой метод позволяет, во-первых, ограничиться одним сканированием для снятия любого количества копий с одного оригинала (так называемая функция SOPM – «Scan Once Print Many» или «Одно сканирование – много копий»; обратите внимание, что SOPM реализована НЕ ВО ВСЕХ цифровых копирах); во-вторых, повысить разрешение (до 600 и более dpi) и количество градаций серого (что повышает качество копий, снятых с фотоизображений); в третьих, дает больше возможностей для редактирования и проч. (в частности, позволяет порой отказаться от дорогих, громоздких и не всегда надежных механических сортеров – сортировка копий производится средствами электроники).
Цифровой копир может печатать файлы с компьютера, рассылать факсы, сканировать изображения (почти всегда – в черно-белом режиме или в градациях серого; хотя есть аппараты, позволяющие делать черно-белые копии, а сканировать и в цвете) для последующей их передачи в компьютер; он может работать в локальной сети; но обычно для реализации этих полезных функций нужно приобрести дополнительные модули, весьма и весьма недешевые (порой отдельный лазерный принтер, рассчитанный на обслуживание небольшой рабочей группы, дешевле, чем соответствующий модуль для цифрового копира); некоторые модели не имеют некоторые модели не имеют возможности upgrade до сканера и факса или даже до принтера: встречаются цифровики, способные копировать — и только; такое делается для уменьшения цены.